Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

В организациях персональная или личная информация о сотрудниках в подавляющем большинстве случаев содержится в кадровой и специальной бухгалтерской документации. Смена гражданского паспорта влечет за собой изменение персональной информации и именно поэтому нужно знать о том, как правильно в таких ситуациях оформляются кадровые бумаги.

Разумеется, смена фамилии штатных сотрудников влечет за собой внесение поправок во многие свидетельства.

Для получения законных оснований на реализацию такой процедуры не будет достаточно устного обращения самого заинтересованного лица. В обязательном порядке требуется предоставление доказательной базы, оформленной в письменном виде.

Для понимания характерных особенностей того, что делают кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт, необходимо ознакомиться с основаниями для внесения изменений в документы, с пошаговой инструкцией, с нюансами внесения изменений в пенсионное удостоверение и трудовую книжку, а также с исправлением трудового соглашения.

Основания для внесения изменений в трудовые документы

По состоянию на 2022 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Однако на основании актуальных регламентирующих нормативных актов можно сделать вывод о том, что, например, в оформлении дополнительных трудовых соглашений необходимость не наблюдается.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Эта информация представляется в трудовых договорах на основании соответствующей специальной документации. Что касается фамилии, что она указывается со ссылкой на паспорт.

Статья 57. Содержание трудового договора

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В дальнейшем соответствующие договоры должны быть в обязательном порядке дополнены недостающей информацией. При этом сведения вносятся прямо в текст или же может быть составлен дополнительный документ. Оформление обязательно должно быть произведено в письменном формате.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Смена персональной информации в некоторых случаях довольно существенно влияет на ход карьеры, а государственные отчисления в виде пенсий или пособий. Именно поэтому работники всех учреждений должны сообщать в кадровый отдел своего работодателя обо всех изменениях своевременно.

Зачастую происходит смена:

  • фамилии – актуально после бракосочетания;
  • места жительства – при смене прописки;
  • данных о полученном образовании – при окончании высших или средне специальных учебных заведений;
  • паспортной информации – после достижения возраста 20 или 45 лет.

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие:

  • внесение поправок на основании недействительной документации;
  • несоблюдение установленных технических требований, предъявляемых к заполнению документов;
  • отсутствие пояснений по внесенным поправкам – обычно не указываются ссылки на соответствующие документы.

Что должны делать кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт

Наиболее проблемной ситуацией для сотрудников кадровых отделов различных организаций считается смена одним из работников гражданского паспорта. Это может произойти в результате чрезвычайной ситуации, например, при потере или в случае плановой замены после достижения возраста 20 и 45 лет.

Скачать образец заполнения заявления для получения паспорта при достижении 20 лет

Скачать образец заполнения заявления для обмена паспорта в 45 лет

Необходимость совершения замены в указанных случаях в полной мере регламентируется Постановлением Правительства РФ №828 от 8 июля 2022 года.

Алгоритм действий полностью идентичен тому, который применяется при изменении персональных сведений. Однако, в рамках рассматриваемой ситуации будет меньше бумаг, в которые потребуется вносить поправки.

Среди таких бумаг выделяются:

  • трудовое соглашение;
  • лицевой счет в финансовой организации;
  • личная карточка;
  • доверенность и так далее.

В любом случае, основным документом для замены персональных данных после смены фамилии является заявление, составляемое работником.

Обычно используется следующий образец:

Руководителю ООО «Египет»

Антонову Л.К.

От сотрудника PR-отдела

Самойловой. Е.В.

Заявление

В связи с получением нового гражданского паспорта, прошу внести поправки в кадровые и прочие организационные документы, в которых содержится прежняя паспортная информация.

Приложения: копия паспорта РФ.

Самойлова Е.В.

15 марта 2022 года.

На основании вышеуказанного заявления руководство организации должно в обязательном порядке сформировать специальный приказ, в котором будут в полной мере перечислены все мероприятия, инициируемые для отражения поправок во всей документации. Образец представлен ниже:

ООО «Египет»

Приказ № 2345/КП от 16 марта 2022 года

В связи с полученным от Самойловой Е.В. прошением, в котором она уведомляет руководство нашей организации о смене персональных данных,

Приказываю:

  • сформировать дополнение к имеющемуся трудовому соглашению, которое будет учитывать изменения в паспортных данных;
  • внести в личную карточку сотрудницы соответствующие поправки;
  • учесть новую информацию в рамках формирования налоговых и внебюджетных отчетов;
  • оформить новою доверенность с учетом одновременного отзыва устаревшего экземпляра;
  • направить уведомление всем штатным сотрудникам организации, контрагентам и сторонам, выступающим в качестве третьих заинтересованных лиц о том, что сотруднице была выдана на руки новая доверенность;
  • оформить бумаги, требуемые для замены зарплатной банковской карты;
  • назначить ответственным лицом главного бухгалтера ООО «Египет» Артамонову А.А.

Генеральный директор: Мишкин П.Н.

В дальнейшем, на основании изданного приказа должен быть сформирован дополнительный договор и прикреплен к основному соглашению.

Образец такого документа имеет следующий вид:

Дополнительный договор к трудовому соглашению от 12 января 2022 года №35-тд

Город Нижний Новгород

20 марта 2022 года

ООО «Египет», представленное в лице Генерального директора Мишкина П.Н., осуществляющего свою деятельность на основании положений организационного Устава, с одной стороны и Самойловой Е.В. с другой заключили настоящий дополнительный договор в связи с изменением персональной информации работника.

Образец заявления о смене фамилии в отдел кадров

Пошаговая инструкция

В кадровый отдел по месту своего постоянного трудоустройства должен обратиться сам сотрудник. На основании представленных сведений уполномоченным исполнителем происходит отражение изменений в учетной документации.

Общий порядок внесения исправлений о персональных сведениях сотрудника предусматривает следующий алгоритм действий:

Первый этап Сотрудник учреждения обязуется предоставить в пользу работодателя заявление, оформленное в письменном виде, содержащее в себе прошение о внесение изменений в учетную документацию компании. Кроме того, требуется в обязательном порядке сменить ИНН и полис обязательного медицинского страхования.
Второй этап Остальные мероприятия осуществляются уполномоченным представителем кадрового отдела. Во-первых, он занимается разработкой произвольной формы приказа на основании предоставленной работником заявительной документации. Эта бумага в дальнейшем проходит регистрацию в специальном журнале, содержащем в себе актуальные сведения о штате компании и передается под роспись самому сотруднику и ответственному работнику бухгалтерии.
Третий этап
  • Все планируемые изменения вносятся в личную карту сотрудника, оформленную, в свою очередь, на бланке Т-2. Также происходит указание всех свидетельств, выступающих в качестве оснований изменения. Устаревшая информация зачеркивается простой чертой, а поверх нее вписываются актуальные данные.
  • На этом же этапе кадровики занимаются проставлением своих подписей и дат совершения изменений. Все документальные основания могут быть в соответствии с законом указаны в разделе о дополнительных сведениях личной карты сотрудника.
Четвертый этап
  • На данном этапе можно вносить изменения в действующую трудовую книжку. В соответствии со специальным Постановлением Правительства РФ «225 от 16 апреля 2022 года, а также с пунктом 2.3 Регламента о заполнении трудовых книжек, смена сведений о фамилии, дате рождения или образовании производится работодателем на основании паспорта, брачных свидетельств, дипломов и прочих документов.
  • Все поправки вносятся на титульный лист книжки. Для реализации данной процедуры чертой перечеркивается устаревшая запись, после чего на свободном месте документа прописываются новые сведения. Актуальные ссылки на название соответствующей документации, ее номер и дату проставляются на обложке рассматриваемого рабочего документа и заверяются непосредственным работодателем.
  • В данных рамках рекомендуется не забывать и о учетных книгах движения трудовой документации, а также о вкладышах к ним, где также указывается информация о ФИО каждого конкретного сотрудника.
Пятый этап
  • На основании положений действующей инструкции, связанной с обеспечением эффективного функционирования учета в рамках воинской обязанности граждан РФ, которая, в свою очередь, была в 2022 году утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации №500, для военнообязанных сотрудников представители кадровой службы должны внести соответствующие поправки и в документы воинского учета.
  • Изменения семейного положения, данных об образовании, должности, фактического места проживания, или ухудшение состояния здоровья до показателей инвалидности, вносятся в специальный журнал учета и передаются сотрудникам под личной подпись.
Шестой этап
  • На основании требований, в полной мере прописанных в Инструкции о порядке персонифицированного учета застрахованных граждан, в случае изменения сотрудником организации персональной информации о фамилии, уполномоченный представитель кадровой службы должен в обязательном порядке предоставить в территориальное отделение Пенсионного Фонда РФ заявление о смене свидетельства о страховании.
  • Образец соответствующей заявительной документации в подавляющем большинстве случаев составляется по формам АДВ-2 м АДВ-6, которые, в свою очередь, были утверждены Постановлением Пенсионного Фонда Российской Федерации № 192п от 31 июля 2022 года. В соответствии с пунктом №14 рассматриваемой Инструкции, новое страховое свидетельство выдается работнику в течение 7 дней.
  • Для подтверждения получения обновленного документа каждый конкретный сотрудник должен проставить свою подпись в специальной ведомости. После этого в течение 30 дней с момента получения свидетельства сотрудником организации, непосредственный страхователь должен передать ведомость в отделение ПФР.
Седьмой этап В случае, если персональная информация изменяется у непосредственного руководителя компании, то уполномоченному кадровому исполнителю придется совершить дополнительные операции.

Например, при совмещении руководства организацией с учредительством кадровик вместе с компетентным юристом должен в обязательном порядке внести поправки в учредительную документацию и Устав компании.

Восьмой этап Далее требуется направить уведомления об изменении фамилии сотрудника в территориальную налоговую службу по месту юридической регистрации компании.

Для этого учреждение должно передать соответствующую информацию в единый государственный реестр юридических лиц в течение 3 дней с момента получения руководителем нового гражданского паспорта. Это требование полностью регламентируется статьей 5 Федерального Закона №129 от 2022 года.

Девятый этап При возникновении острой необходимости требуется уведомить о факте совершенных изменений территориальные отделения ФСС и ФОМС.
Десятый этап Требуется обязательно осуществить смену зарплатных банковских карт. Это устанавливается специальным Постановлением Центробанка РФ №28 от 14 сентября 2022 года об открытии счетов в финансовых организациях, в том числе носящих депозитный характер.

Пенсионное свидетельство и трудовая книжка

Кадровый сотрудник должен в каждом конкретном рассматриваемом случае исправлять внутреннюю документацию организации, вносить поправки в компьютерную базу данных и трудовую книжку.

В подавляющем большинстве случаев в организационной или учредительной документации организации содержатся личные данные о сотрудниках. При изменении этих сведений нужно обязательно провести корректировку.

Например, в следующих бумагах:

  • личная карточка работника;
  • график выхода в отпуск;
  • рабочий табель и так далее.

Для внесения изменений непосредственным работодателем изготавливается соответствующий приказ. Поправки, вносимые в трудовую книжку, вносятся на основании пункта 2.3 действующей Инструкции к заполнению рабочих документов. Информация, размещенная на титульном листе, зачеркивается шариковой ручкой, а рядом происходит вписывание актуальных данных.

Помимо прочего, главный бухгалтер должен обязательно позаботится о получении для сотрудника компании нового свидетельства страховании.

Если работник сменил свой основной документ для удостоверения личности, то на него нужно также оформить новое пенсионное свидетельство и номер свидетельства СНИЛС. Это обуславливается тем, что по данному номеру поступает большинство взносов, формирующих будущие пенсионные выплаты.

Стоит отметить, что данные о СНИЛС прописываются в расчете РСВ-1 Пенсионного Фонда. Именно поэтому, если рассматриваемый номер будет сформирован на основании устаревших реквизитов, то уполномоченные представители ПФР могут не принять отчет в обработку.

Для смены СНИЛС происходит заполнение заявление по форме АДВ-2. Нормы составления данного бланка утверждаются Постановлением Пенсионного Фонда РФ №192 п от 31 июля 2022 года. В заявлении в каждом конкретном случае происходит указание прежней информации о сотруднике и реквизиты нового гражданского паспорта.

Что касается нового идентификационного налогового номера, то его не нужно переоформлять в силу того, что при изменении фамилии ИНН физических лиц не претерпевает изменений. Об этом говорится в Приказе ФМС РФ от 29 июня 2022 года.

Исправление трудового договора

Конечно, персональные сведения о сотруднике, содержащиеся в трудовом соглашении, должны быть в обязательном порядке изменены на актуальные данные. Однако, важно помнить о том, что действующее федеральное законодательства не определяет четкие правила исполнения соответствующего мероприятия. Обычно используется несколько вариантов внесения поправок.

В первом случае происходит формирование дополнения к основному документу, где прописывается дата изменения договора. В данных рамках происходит перечисление мест текста, в которые нужно внести изменения.

Статья 72 действующего Трудового Кодекса Российской Федерации на данном случае вовсе не устанавливает требования по заключению соглашения в силу того, что фактически условия договора остаются прежними.

Что касается второго способа, то он является немногим более сложным. Подразумевается внесение поправок прямо в тексте трудового соглашения. Это актуально для всех экземпляров документа.

Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Устаревшая фамилия зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее все же можно было прочитать. Затем на свободном месте указывается обновленная информация.

Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации не требуется проставление организационной печати.

Рекомендуется помимо прочего поправить раздел с реквизитами сторон – в него также требуется внести обновленные данные о паспортной информации конкретного работника. Неисполнение указанных требований приводит к тому, что трудовой договор может потерять свою юридическую силу.

Штраф за несвоевременное оформление паспорта должен быть обязательно погашен, т.к. наступит дополнительная административная ответственность в виде заключения под стражу.

Смотрите тут, как ускорить получение паспорта.

Список документов для получения паспорта можете увидеть далее.

О чем работник должен сообщать бухгалтеру

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2022 г.

Содержание журнала № 16 за 2022 г.

КАДРЫ

И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Из-за устаревших сведений о сотруднике бухгалтер может неверно определить базу по НДФЛ или некорректно заполнить «зарплатную» отчетность. Все это может обернуться для организации штрафами. Поэтому очень важно, чтобы работники своевременно извещали бухгалтерию или отдел кадров об изменении своих персональных данных.

Сотрудник изменил ф. и. о.

1. На что влияет: информация о новых ф. и. о. нужна бухгалтеру для того, чтобы верно заполнить отчетность по НДФЛ.

О смене фамилии налоговики узнают от отделения ЗАГСа. Ведь оно обязано сообщить налоговым органам, скажем, о регистрации или расторжении брака в течение 10 рабочих днейп. 3 ст. 84, п. 3 ст. 85 НК РФ. А органы внутренних дел сообщат им в течение 5 рабочих дней о выдаче нового паспортап. 3 ст. 84, пп. 3, 8 ст. 85 НК РФ. Поэтому, если в отчетности будут фигурировать некорректные данные, компанию могут оштрафовать.

Какие потребуются документы: работник должен сдать в бухгалтерию паспорт, документ, подтверждающий изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени и т. д.п. 1 ст. 38, статьи 30, 62 Закона от 15.11.97 № 143-ФЗ).

Негативные последствия для организации: справка 2-НДФЛ заполняется на основании данных документа, удостоверяющего личность гражданина. И если в ней будут указаны устаревшие сведения о сотруднике, с вас могут взыскать штраф в размере 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/[email protected], от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 Конечно, штрафа можно избежать, если представить уточненную справку. Но сделать это нужно до того, как налоговый орган сообщит вам об ошибкеп. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Сотрудница собралась замуж? Тогда напомните ей, чтобы она сообщила вам свою фамилию после вступления в брак

2. На что еще влияет: информация о новых ф. и. о. нужна бухгалтеру и для корректного заполнения расчета по страховым взносам (РСВ), а также СЗВ-М.

Какие потребуются документы: помимо указанных выше документов, попросите сотрудника представить заявление по форме АДВ-2, копию нового паспорта и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с прежними ф. и. о. Эти документы и их опись по форме АДВ-6-1 вам нужно будет передать в ПФР для оформления нового страхового свидетельства, но только если сотрудник самостоятельно свидетельство еще не обменял. Заменить этот документ нужно, чтобы у Фонда не возникло вопросов относительно того, почему ф. и. о. в отчетности отличаются от ф. и. о., указанных в свидетельстве. Конечно, сам номер СНИЛС не поменяется, но ПФР оформит другое свидетельство — на новые ф. и. о. Как только Фонд выдаст новую «зеленую карточку», вписывайте в отчетность уже измененные данные.

Но как быть в ситуации, когда организация документы на замену страхового свидетельства в ПФР подала, но новое свидетельство еще не получила, а тем временем срок сдачи СЗВ-М приближается? Какие следует указать в отчетности ф. и. о. — старые или новые? На этот вопрос мы попросили ответить специалиста столичного ПФР.

Представление СЗВ-М при изменении персональных данных

— Сотрудник может самостоятельно поменять страховое свидетельство за 1 день, обратившись в клиентскую службу Пенсионного фонда. Тогда в СЗВ-М нужно указывать данные из актуального свидетельства, которое принесет работник.

Если же заменой свидетельства занимается работодатель, то срок его обмена составит не более 5 рабочих дней, то есть неделю. Если приближается конец отчетной кампании СЗВ-М, а свидетельства с внесенными изменениями на руках все еще нет, надо указать в отчетности данные работника из текущего страхового свидетельства.

Негативные последствия для организации: при выявлении недостоверных сведений в расчете по страховым взносам ИФНС может прислать вам уведомление об отказе в приеме расчета. Для представления расчета с правильными сведениями у вас есть:

•5 рабочих дней со дня направления вам электронного уведомления;

•10 рабочих дней со дня направления уведомления на бумаге.

При нарушении этих сроков РСВ будет считаться непредставленным, а это грозит штрафом — 5% от суммы взносов к уплате. При этом общая сумма штрафа составит как минимум 1000 руб., как максимум — 30% не уплаченных в срок взносовп. 1 ст. 119, п. 7 ст. 431 НК РФ; Письмо ФНС от 09.11.2017 № ГД-4-11/[email protected]

Внимание

Не так давно ФНС заявила, что неактуальные персональные данные не являются препятствием для сдачи расчета, если налоговики смогут идентифицировать лиц по имеющимся в РСВ сведениям, пусть и устаревшимПисьмо ФНС от 16.01.2018 № ГД-4-11/574. А значит, подавать в ИФНС уточненный РСВ не нужно, если вам не пришло уведомление об отказе в приеме расчета, требование о представлении пояснений или требование о внесении соответствующих исправлений в расчет в связи с выявленными несоответствиями в персональных данных физлицПисьмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/[email protected]

Имейте в виду, если зарплата работнику перечисляется на банковскую карту, то при смене ф. и. о. ее следует поменять. Ведь карточка со старыми данными недействительна. Для получения новой карты сотрудник должен обратиться в отделение банка с паспортом и документом, подтверждающим изменение ф. и. о.

При зарплатном проекте переоформлением карты, как правило, занимается работодатель. Для заказа замены карты бухгалтер или специалист отдела кадров должен направить в банк специальное заявление на ее перевыпуск, указав в нем новые сведения о сотруднике. Как только карта будет готова, сотруднику останется только забрать ее в отделении банка.

Пока банк не выпустит для сотрудника новую карту, заработную плату можете выплачивать наличными или на другую личную карту работника, если она у него есть.

Сотрудник поменял паспорт

На что влияет: при наступлении определенных событий гражданин обязан получить новый паспорт. Такое возможно как в экстренном порядке (при утере, повреждении и т. п.), так и в плановом (паспорта положено обменивать в 20 и 45 летп. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 08.07.97 № 828). Данные нового паспорта, в частности серия и номер, нужны бухгалтерии для правильного заполнения справки 2-НДФЛ и расчета по страховым взносам.

Какие потребуются документы: новый паспорт.

Негативные последствия для организации: компанию могут оштрафовать за представление недостоверных сведений в справке 2-НФДЛ, а РСВ и вовсе не принятьп. 1 ст. 119, п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 09.11.2017 № ГД-4-11/[email protected], от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

Внимание

При изменении персональных данных сотрудников (например, ф. и. о., паспортных данных) не забудьте в случае необходимости внести изменения в кадровые документы, в частности:

в трудовую книжку;

в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

в личную карточку работника и др.

Сотрудник вступил в брак или развелся

На что влияет: при вступлении в брак или при его расторжении у некоторых сотрудников корректируются вычеты по НДФЛ.

Например, это происходит в ситуации, когда замуж вышла сотрудница, которая была матерью-одиночкой. После заключения брака женщина перестает быть единственным родителем ребенка. А значит, право на детский вычет в двойном размере она теряетабз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. С месяца, следующего за месяцем вступления в брак, ей полагаются уже обычные вычетыПисьмо Минфина от 15.02.2016 № 03-04-05/8123. Вернуть право на двойной вычет женщина сможет только в случае развода.

Какие потребуются документы: свидетельство о заключении брака или о его расторжении либо паспорт с соответствующими отметками.

Негативные последствия для организации: если об изменении семейного положения сотрудника бухгалтер вовремя не узнает, он будет неправильно удерживать НДФЛ. А это может повлечь за собой:

•штраф за неудержание, неуплату и несвоевременное перечисление НДФЛ — 20% неуплаченной суммыст. 123 НК РФ;

•штраф за недостоверные сведения в 6-НДФЛ или 2-НДФЛ — 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)

У сотрудника появились дети

На что влияет: с рождением детей у сотрудника появляется право на стандартный вычет по НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Какие потребуются документы: заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на детей, свидетельства о рождении всех детейп. 3 ст. 218 НК РФ.

Негативные последствия для организации: разумеется, за непредоставление вычета компанию не оштрафуют, так как получение детских вычетов — это право сотрудника, а не обязанность. Но если он решит воспользоваться этим правом не в месяце рождения ребенка, а позже, у бухгалтера появится дополнительная работа. Ведь в таком случае НДФЛ придется пересчитать с месяца рождения ребенкаПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118.

Совет

При приеме на работу нового сотрудника поинтересуйтесь, есть ли у него дети и, если есть, планирует ли он заявлять вычет. В случае положительного ответа попросите его не затягивать с предоставлением вам необходимых документов. Иначе дополнительных хлопот с пересчетом НДФЛ не избежать.

Сотрудник стал инвалидом

На что влияет: сведения о признании сотрудника инвалидом необходимы бухгалтеру для того, чтобы, в частности, правильно исчислить налоговую базу по НДФЛ, начислить взносы и оплатить больничный лист.

Так, работники-инвалиды, кроме инвалидов III группы, с даты признания их инвалидами имеют право на стандартный налоговый вычет по НДФЛ в размере 500 руб. за каждый месяц в течение года. А для особой категории инвалидов, в частности инвалидов-чернобыльцев, предусмотрен вычет в размере 2022 руб.подп. 1, 2 п. 1 ст. 218 НК РФ

В части страховых взносов работодатель инвалида имеет право начислять страховые взносы «на травматизм» по льготной ставке, которая составляет 60% от вашего тарифаст. 1, п. 1 ст. 2 Закона от 22.12.2005 № 179-ФЗ; статьи 1, 2 Закона от 31.12.2017 № 484-ФЗ. А вот льгот по взносам на ВНиМ, ОПС и ОМС, к сожалению, нет.

Еще одна особенность — оплата больничных. По общему правилу продолжительность временной нетрудоспособности вследствие болезни или травмы работника на оплату больничного листа не влияет. То есть выплатить пособие работнику вы должны за весь период его нетрудоспособности. Работники-инвалиды — исключение из общего правила. Им пособие по временной нетрудоспособности (за исключением заболевания туберкулезом) выплачивается не более 4 месяцев подряд или 5 месяцев в календарном году. А при заболевании туберкулезом — до дня восстановления трудоспособности или пересмотра группы инвалидности из-за заболевания туберкулезомч. 3 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Какие потребуются документы: справка об инвалидности, индивидуальная программа реабилитации (ИПР). ИПР понадобится для создания соответствующих условий труда работнику. Если сотрудник откажется от реабилитационных мероприятий, прописанных в ИПР, требовать представления ИПР не нужност. 11 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ.

Негативные последствия для организации: если бухгалтер узнает о признании сотрудника инвалидом с опозданием, это может повлечь:

•пересчет базы по НДФЛ и взносов «на травматизм»;

•невозмещение ФСС оплаты сверхлимитных дней болезни сотрудников-инвалидов. Подробнее об этом читайте в , 2018, № 13, с. 64.

Как дисциплинировать сотрудников

Увы, но обязанность сотрудника сообщать работодателю сведения об изменении персональных данных законодательством не установлена. Поэтому, чтобы работник вовремя подавал документы, содержащие персональные данные, рекомендуем прописать требование об этом в трудовом договоре или локальном нормативном акте. Не лишним будет указать в них и срок, в течение которого работник должен сообщить о соответствующих изменениях. Например, может быть написано так.

Правила внутреннего трудового распорядка

3. Обязанности работников

Работник обязан:

3.14. Сообщать работодателю об изменении своих персональных данных и предоставлять копии документов, их подтверждающих, в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты наступления любого из перечисленных ниже событий:
— изменение фамилии, имени или отчества — паспорт, документ, подтверждающий изменение ф. и. о. (свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени и т. д.);
— изменение паспортных данных — паспорт;
— вступление в брак (при наличии детей) — свидетельство о браке или копия паспорта с отметкой о регистрации брака;
— рождение ребенка — заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на детей, свидетельства о рождении всех детей;
— развод (при наличии детей) — свидетельство о расторжении брака или копия паспорта с отметкой о расторжении брака;
— признание инвалидом — справка об инвалидности, индивидуальная программа реабилитации.

С положениями локальных нормативных актов работник должен быть ознакомлен под росписьабз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ. И тогда в случае несообщения сотрудником в срок информации об изменении персональных данных вы сможете привлечь его к дисциплинарной ответственности — объявить замечание или выговорст. 192 ТК РФ.

Справка

Имейте в виду, если компанию оштрафуют за представление недостоверных сведений, то взыскать с работника штраф вряд ли удастся. Попробовать вы, конечно, можете, но, если сотрудник будет не согласен с таким взысканием, придется обращаться в суд. А учитывая сложившуюся судебную практику, можно сказать, что, скорее всего, работник выиграет делоАпелляционные определения Ростовского облсуда от 27.02.2018 № 33-3330/2018; ВС Республики Татарстан от 09.11.2017 № 33-18096/2017; Саратовского облсуда от 02.11.2017 № 33-8200/2017; Новосибирского облсуда от 13.06.2017 № 33-5501/2017; Кемеровского облсуда от 16.03.2017 № 33-2533/2017; ВС Республики Коми от 25.01.2016 № 33-486/2016.

* * *

Напомним, до 2018 г. адрес места жительства сотрудника указывался в разделе 2 справки 2-НДФЛ. И несоответствие сведений, указанных в справке, сведениям, содержащимся в паспорте, могло повлечь за собой наложение штрафных санкций. Сейчас же адрес прописки для отчетности не нужен.

Но если сотрудник официально поменял место жительства, рекомендуем получить от него копию паспорта с измененными сведениями. Конечно, такие изменения никак не повлияют на сдачу отчетности, но информацию об адресе в личной карточке сотрудника лучше исправить, чтобы все данные о нем были достоверными.

НА ЧТО ВЛИЯЕТ ИЗМЕНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2022 г.

2022 г.

2018 г.

Смена фамилии действия кадровика

Алгоритм действий при смене паспорта работником

Указывается срок, выделяемый на исполнение настоящего приказа по предприятию – как правило, это неделя. Важно! Необходимо правильно определиться с датой приказа.

Все должно быть в логической связи: приказ основывается на заявлении, а это значит, что приказ должен быть датирован одним-двумя днями позже числа, когда поступило обращение. Подписывает приказ руководитель организации, где трудоустроен сотрудник, визировать должны юрист и главбух.

Бухгалтерия и инспектор ОК обязаны под подпись получить по 1 экз. документа с копиями приложений, а их ФИО и должности указаны в списке тех, кому приказ разослан.

Скачать образец приказа об изменении фамилии в учетных документах Подготовка дополнительного соглашения Если внимательно вникнуть в смысл ст. 72 ТК РФ, то на основании того, что условия ТД остаются прежними, вроде бы корректировать его и не нужно. ТК РФ, Статья 72.

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Внимание За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека. Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч.

его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника.
Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

соглашения.

  1. Дополнительное соглашение к трудовому договору о смене фамилии должно быть подготовлено в 2-х экз. (по одному для работодателя и сотрудника), а его номер – это порядковый номер дополнений к ТД.

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2022 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон: Работодатель: «Альфа»Адрес: 125008, г. Москва,ул. Михалковская, д.

20ИНН 7708123456, КПП770801001р/с 4070281040000001111вАКБ «Надежный»к/с30101810400000000222БИК044583222 Работник: Зайцева Виктория Николаевнапаспорт серии 46 02 № 545177выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл.
22.10.2012

Адрес регистрации: 125373,г. Москва, бул. Яна Райниса,д. 24, корп. 2, кв. 474 А.В. Львов В.Н. Зайцева Экземпляр дополнительногосоглашения получил(а) В.Н. Зайцева22.10.2012 Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет И.И.

Что делать, если сотрудник предоставил новый паспорт через год?

Важно Другие документы, куда вносят изменения Кроме изменений титульного листа трудовой книжки необходимо заменить устаревшие сведения и в остальных бумагах, которыми регламентируется трудовая деятельность сотрудника. В первую очередь, это личная карточка сотрудника.

Для этого работник кадрового подразделения зачеркивает запись о старой фамилии, а также вносит данные о документе, основании для смены персональных данных. Делается это по аналогии с записью о таком документе в трудовой книжке.
Кроме того, можно оформить личную карточку повторно, с указанием причины замены.

В личное дело сотрудника также вносят запись о смене фамилии, и указывают основание для такого изменения.

Карьера

  • Если гражданин обратился по месту жительства (регистрации), то выдача документа производится в течение 10 дней с момента обращения.
  • В случае если заявление подано не по месту жительства (регистрации), то процесс может занять до 2 месяцев. В таком случае, заявитель имеет право на получение временной справки формы 2П, которая является временным удостоверением личности.

Стоимость процедуры по замене – это размер госпошлины, которую обязан уплатить гражданин РФ.

В случае если причиной является достижение 20 и 45 лет, смена пола или внешности, госпошлина составит 300 рублей.
В случае порчи – 2022 рублей
. Если установлен факт порчи паспорта, работники ФМС или МФЦ имеют право привлечь за нарушение статьи 19.

16 КоАП РФ и выписать штраф в размере от 100 до 300 рублей. В целом, далеко не всегда работники служб выписывают штрафы, ограничиваясь лишь устным выговором.

Как заменить паспорт в россии?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!

  • Когда сотрудник вправе сделать смену фамилию?
  • Как внести изменения в трудовой договор?
  • Издание специального приказа
  • Подготовка дополнительного соглашения
  • Интересное видео

Любые изменения персональных данных влекут за собой корректировки всей кадровой документации, иначе идентификация сотрудника будет невозможной, и даже оформить карточку в банке или выплатить через кассу премию, зарплату станет неразрешимой проблемой. Инспектор ОК или иное лицо, исполняющие эти обязанности, должен все делать по закону. В ст.

Смена фамилии в трудовой книжке

При приеме на новую работу она поставила в известность о факте изменения персональных данных нового работодателя. В такой ситуации, можно внести изменения при приеме сотрудника в штат организации. Для этого работник пишет заявление на прием, а также на изменение персональных данных.

При этом можно оформить трудовые отношения и внесение изменений одним приказом. Пример 2: сотрудник, при увольнении обратил внимание, что фамилия на титульном листе трудовой указана с ошибкой. В такой ситуации он может потребовать внести исправление на старом месте работы, а может попросить изменить написание фамилии уже у нового работодателя.

Пример 3: после увольнения женщина оформляет брачные отношения и, соответственно, меняет свою фамилию на фамилию мужа. В таком случае запись о новых данных на титульном листе трудовой делают работники кадрового подразделения при устройстве на новую работу.

Например, если документ был утрачен: Обращение в МФЦ или ФМС Для замены паспорта можно обратиться в отделение МФЦ или ФМС по месту жительства или регистрации, предоставив пакет документов, указанный нами выше.

После подачи заявления и данных, проверки указанных вами, работник службы назовет примерное время, когда вы сможете получить документ, даст номера служб, с помощью которых можно узнать, готов ли документ.

Замена через госуслуги Наиболее простой и быстрый способ – замена паспорта с помощью единого портала государственных и муниципальных услуг. На сайте госуслуг можно оставить заявку на замену паспорта и узнать о дате и времени получения нового документа.

Для работы с сайтов госуслуг необходима предварительная регистрация, для которой обязательно подтверждение с помощью электронной подписи. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми.

В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места. Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника.

Таким образом, с предоставленного работником нового паспорта снимите копию, которую после внесения всех изменения подшейте в личное дело работника. На основании данного паспорта внесите изменения в трудовой договор и личную карточку работника.

Так как руководитель компании и сотрудники кадровых служб, которым делегированы полномочия на ведение кадрового учета, несут ответственность за правильность и актуальность его ведения.

Несвоевременная замена устаревших сведений может стать основанием для применения мер дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности для должностного лица. Запись в трудовой книжке о смене фамилии Изменение вносят в два этапа.

Во-первых, на титульном листе зачеркивают одной горизонтальной чертой старую запись и рядом пишут новую фамилию. Старые данные должны быть читабельными, нельзя их заштриховывать или замазывать корректирующей жидкостью и писать поверх предыдущей надписи новую. Образец смены фамилии в трудовой книжке в 2022 году.

Во-вторых, в трудовую книжку заносят данные о документе, который служит основанием для исправления записи.

Источник: http://advokat-burilov.ru/algoritm-dejstvij-pri-smene-pasporta-rabotnikom/

Основания для внесения изменений в трудовые документы

По состоянию на 2022 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Эта информация представляется в трудовых договорах на основании соответствующей специальной документации. Что касается фамилии, что она указывается со ссылкой на паспорт.

Статья 57. Содержание трудового договора

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Смена персональной информации в некоторых случаях довольно существенно влияет на ход карьеры, а государственные отчисления в виде пенсий или пособий. Именно поэтому работники всех учреждений должны сообщать в кадровый отдел своего работодателя обо всех изменениях своевременно.

Зачастую происходит смена:

  • фамилии – актуально после бракосочетания;
  • места жительства – при смене прописки;
  • данных о полученном образовании – при окончании высших или средне специальных учебных заведений;
  • паспортной информации – после достижения возраста 20 или 45 лет.

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие:

  • внесение поправок на основании недействительной документации;
  • несоблюдение установленных технических требований, предъявляемых к заполнению документов;
  • отсутствие пояснений по внесенным поправкам – обычно не указываются ссылки на соответствующие документы.

Смена фамилии в трудовой книжке: действия работника

Как правило, человек меняет фамилию по трём причинам:

  • замужество;
  • расторжение брака;
  • смена имени или фамилии по собственному желанию гражданина.

Процедура сопровождается заменой основных документов, которые содержат персональные данные гражданина — паспорта, свидетельства СНИЛС, водительского удостоверения и т. п. Но если гражданин официально трудоустроен, то предстоит внести изменения и в кадровые документы организации, в которой он работает.

Поэтому после получения документов с новыми данными работник должен уведомить своего работодателя о произошедших изменениях. А для того чтобы работодатель внёс исправления, нужно представить в кадровый отдел подтверждающие документы:

  • новый паспорт;
  • в зависимости от основания — свидетельство о заключении или расторжении брака, о смене имени.

Согласно пункту 26 Постановления правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» изменения должен вносить работодатель последнего места работы гражданина на основании представленных документов. Просто со слов кадровик не имеет права исправить данные в трудовой книжке. Очерёдность и сроки внесения исправлений в кадровых и бухгалтерских документах законом не регламентируются.

Когда сотрудник вправе сделать смену фамилию?

Меняют фамилию обычно женщины при заключении официального брака: издавна принято, что супруга переходит на фамилию мужа.

Но нередки случаи, когда мужчина при вступлении в брак решается взять фамилию супруги (если у жены она более благозвучная или более благородная), такие перемены в личных данных не противоречат законодательству. Смена фамилии возможна и по таким причинам:

  • собственная фамилия некрасиво звучит или обозначает предмет, растение или иное;
  • человеку надоело, что в детские и юношеские годы его постоянно дразнили и придумывали прозвища;
  • тянется шлейф уголовного прошлого, и есть желание избавиться от него;
  • вражда с родителями дошла до критической точки, и сын или дочь хотят напрочь отрубить свою родословную;
  • изменение пола;
  • отец или брат печально «прославили» свой род, получив известность в качестве маньяка, и пр.

Число смен никак не ограничено. Какой идеей не руководствовался бы сотрудник, этот его поступок влечет корректировку кадровых бумаг (ст. 3 ФЗ от 27.07.2006 г. № 152 «О персональных…).

Смена фамилии.

Как внести изменения в трудовой договор?

Корректировать персональные данные сотрудника со слов нельзя, как недопустимо просто зачеркнуть сведения, ставшие неактуальными, и надписать новые. Следует провести ряд процедур, но на основании оригиналов новых бумаг и обращения сотрудника. Потребуются такие документы:

  • подтверждение смены старой фамилии – например, свидетельство о браке;
  • паспорт по новым данным;
  • заявление;

    Скачать образец заявления на смену фамилии

  • заявление АДВ-2.

    Скачать бланк заявления АДВ-2

Заявление адресуется руководителю предприятия, далее указывается, чье это обращение. Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию.

Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление: Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак.

Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись. Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой, кадровый работник сверит с ними предоставленные копии.

Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).

Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы, ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента, они или зависнут, или будут возвращены обратно.

По этой причине на основании заявления АДВ-2 и приложений будет выдано новое страховое свидетельство и внесены корректировки в реестры, учетные документы.

Изменение фамилии в трудовой книжке.

Нормативно-правовые документы и акты

В сфере трудовых взаимоотношений действует множество нормативно правовых актов, которые регулируют разные аспекты взаимодействия сторон. Вопрос смены фамилии, имени и отчества гражданина не исключение.

Законом «О персональных данных» законодатель указывает на то, что фамилия гражданина относится к персональным данным одного конкретного лица, именно поэтому может быть измена в связи с обстоятельствами или же желаниями гражданина. Детально это отражено в статье 3 закона.

Самый главный и основополагающий нормативно правовой акт в сфере трудовых взаимоотношений – кодекс Труда нашей страны, который по-своему излагает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

В статье 57, а именно в части третьей, говорится о том, что при наличии недостающих сведений о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно кодекс говорит о том, что если имеет место изменение в договоре на оказание труда, то значит и в трудовой книжке могут произвестись редакционные работы.

Более подробно процесс изменения фамилии в трудовой книжке описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Именно на основании этого документа они осуществляют свою деятельность и вносят изменения.

В инструкции в пункте 2.3 говорится о том, что внесение изменений допускается на основании предъявления необходимых для этого документов и дается перечисление, а также подробно описывается сам процесс внесения изменений.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

4 марта 2022

4 марта 2022

Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

07 марта 2022 года

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

№ 1234/к-п

11 марта 2022 г.

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю:

1. В срок до 15 марта с.г.:

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2022 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

 Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

 к трудовому договору от 12 июля 2022 года № 24-тд

Город Краснодар

15 марта 2022 года

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2022 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 2022 номер 765432, выдан 12 декабря 2022 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

07 марта 2022 года

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

№ 1256/к-п

11 марта 2022 г.

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю:

1. В срок до 15 марта с.г.:

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2022 года №14-дVIP).

1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

 к трудовому договору от 12 июля 2022 года № 24-тд

Город Краснодар

15 марта 2022 года

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2022 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции:

«Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 2022 номер 765432, выдан 12 декабря 2022 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15.

Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

2. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике. На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора. Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора. А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.

Тест для самопроверки

  1. Сотрудница отдела продаж вышла замуж и сменила фамилию. Надо ли в связи с этим вносить исправления в заключенный с нею трудовой договор?

    • Да, надо зачеркнуть старую фамилию и вписать новую, с указанием данных свидетельства о заключении брака

    • Да, надо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, подписанное работником и работодателем

    • Да, надо расторгнуть этот договор по соглашению сторон, и заключить новый с верными данными

    • Нет, смена фамилии не требует внесения правок в трудовой договор

  2. Нужно ли получать заявление сотрудника, сменившего фамилию, для того, чтобы внести изменения в кадровые документы?

    • Да, это обязательно в любом случае

    • Нужно, только если с работником заключен срочный трудовой договор

    • Нужно, только если сотрудник хочет получить новую трудовую книжку

    • Нет, заявление необязательно

  3. Как внести изменения в трудовую книжку работника, который получил новый паспорт в связи с достижением 45 лет?

    • Необходимо выдать работнику новую трудовую книжку

    • Эти изменения оформляются специальным вкладышем в трудовую книжку

    • Старые сведения зачеркиваются и над ними пишутся новые, а на внутренней стороне обложки указывается причина изменений

    • Изменения в трудовую книжку вносить не требуется

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: